Personeelsdossier
In het personeelsdossier wordt alle informatie die een medewerker aangaat vastgelegd.
Verlof en verzuimregistratie, documenten worden gegenereerd en opgeslagen, contractbeheer, notificaties, communicatie met en over de medewerker en worden competenties en vaardigheden bij deze module verwerkt en is er de mogelijkheid tot het aanmaken van eigen tabbladen met velden die voor jouw onderneming relevant zijn. Personeel kan zijn loondienst, uitzend of zzp'er.
Onboarding personeel, klant en bemiddelaar/vervoerder
De onboarding is volledig geautomatiseerd. Data uit de onboarding wordt automatisch opgeslagen in het personeel/klant of bemiddelaar dossier/portaal.
Automatische document (contract) generatie, velden en document herkenning zoals een id check van alle nationaliteiten. Ook kan er integraal in het portaal gebruik worden gemaakt van een digitale handtekening door alle partijen.
Middels formulierconfiguratie is elke onboarding zelf aan te maken en/of te bewerken.
Urenregistratie + cao ontrafelaar
Urendeclaraties zijn handmatig aan te maken door medewerker, klant of bemiddelaar/vervoerder.
Of er kan worden gekozen voor een automatisch proces die gegenereerd wordt uit de planning.
Uren worden geaccordeerd door de gebruiker zoals vooraf ingesteld.
Dit kan per gebruiker of als groepering worden ingesteld. Uren kunnen ook worden geklokt met geofancing. Kilometers worden automatisch berekend.
Er wordt een log bijgehouden en de cao die van toepassing is ontrafelt automatisch de uren van de medewerker voordat ze worden verwerkt.
Ook kan het systeem automatisch op basis van een aantal vragen zelf de medewerker in de juiste loonschaal indelen bij de cao die van toepassing is.
Routes
Er kunnen vaste en incidentele routes (aan)gemaakt worden, waarbij een route uit meerdere ritten kan bestaan en een rit uit meerdere stops.
Mogelijkheid om bij meerdere routes, ritten, stops, al dan niet met restricties, een route optimalisatie te maken, welke rekening houdt met verkeersdrukte, realtime te volgen is, en ETA's up to date houdt.
Planning
De planning is vanuit diverse perspectieven te zien. Een live planning, stamplanning, weekplanning en dagplanning.
Bedrijfsmiddelen, klanten, medewerkers en voertuigen kunnen worden toegewezen aan diensten.
De planning is gekoppeld aan de urenregistratie, het personeelsdossier, de salarisverwerking, de app en chatbot.
Medewerkers moeten diensten toezeggen in de app en klanten kunnen diensten accorderen en toevoegen.
Documenten kunnen worden gegenereerd. Vaardigheden van medewerkers worden op de achtergrond gemonitord en helpt de planner om de juiste medewerker op de juiste dienst in te plannen. De module is per gebruiker in te richten wat wel en niet zichtbaar is en welk dashboard getoond moet worden.
Bedrijfsmiddelen
Uit te geven bedrijfsmiddelen kunnen worden toegewezen aan personen of diensten en is instelbaar inzichtelijk per gebruiker.
Er kan voorraadbeheer worden gevoerd en hier zijn notificaties aan gekoppeld.
Ook kan er naar wens diverse soorten tabbladen met bedrijfsmiddelen zelf worden geconfigureerd.
Projectmanagement
Je kunt per onderwerp in teams werken en hier kunnen taken aan worden toegewezen, hiervan krijgt de collega een notificatie.
Alle modules zijn te koppelen aan dit onderdeel en kan er zelf workflow's worden gecreëerd.
Vanuit Outlook/office kunnen er mails worden binnengehaald en hier acties aan worden gehangen.
Financieel (facturatie en selfbilling)
Op basis van routes, diensten of specifiek vastgelegde tariefafspraken worden er automatisch in eigen huisstijl facturen opgesteld en uitgestuurd.
De factuurlayout en betalingsvoorwaarden zijn per klant in te stellen.
Bij zzp’ers kan er op basis van gewerkte uren en/of diensten selfbillingfacturen worden uitgestuurd.
Bij automatische incasso kan het bestand in de bank worden uitgelezen.
App
In de app zijn alle modules voor elke gebruiker zichtbaar.
Salarisverwerking, facturatie en het bewerken van de planning zijn uitgesloten voor bewerking maar wel zichtbaar.
Geofancing en routeoptimalisatie is hierin verwerkt.
Medewerkers kunnen zich ziekmelden, verlof aanvragen en diensten goed/afkeuren.
Voor klanten en bemiddelaars/vervoerders zijn alle benodigde documenten inzichtelijk.
Salarisverwerking/ loonspecificaties
Op basis van gewerkte uren van de medewerker en/of vastgelegde contracturen worden en loonspecificaties conform wet- regelgeving automatisch gegenereerd.
Loonaangiftes worden automatisch ingediend bij de Belastingdienst en overzichten voor het pensioenfonds worden aangemaakt.
Zowel de ketenregeling als het fasensysteem kunnen worden verwerkt.
Loonspecificaties zijn naar wens aan te passen.
Helpdesk
Als beheerder kan je elke gebruiker overnemen in het portaal, zodat wanneer iemand een vraag heeft de beheerder mee kan kijken wat de persoon ziet.
Chatbot
Een virtuele bot die het volledige systeem beheerst en de gebruiker ondersteunt waar nodig, daarnaast helpt op alle fronten met het maken van de juiste keuzes en de eerste communicatie met medewerker, klant of bemiddelaar verricht via Whatsapp.
Communicatie door de chatbot wordt gerapporteerd en waar nodig een actie aangemaakt bij de betreffende gebruiker.
Flexibiliteit
In elke module zijn velden configureerbaar naar wens. Ook kunnen er volledig nieuwe modules worden aangemaakt. Widgets in het dashboard zijn aan te maken en naar wens in grootte verstelbaar. Pagina's per module zijn zelf aan te maken en te wijzigen. Voor elke klant en/of vervoerder kan er een eigen huisstijl worden ingericht.
